fbpx

Как все успевать: 14 РАБОТАЮЩИХ техник, чтобы повысить продуктивность

от Дек 19, 2020Продуктивность4 коммент.

Как все успевать: 14 техник как повысить продуктивность

Как все успевать? Как повысить продуктивность? Эти вопросы возникают у всех людей, которые хотят не просто прожить серую жизнь по сценарию “дом-работа-дом”, а реализовать заложенный потенциал, достигнуть чего-то значимого. 

В этой статье я собрал 14 самых сильных работающих техник, которые помогут повысить продуктивность в течение дня.

Благодаря использованию этих стратегий я развиваю проекты, воспитываю двух детей, уделяю время и энергию семье, поддерживаю себя в отличной физической форме, а также уделяю время для своих хобби.

К каждой из изложенных ниже техник я подготовил список конкретных практических шагов, которые сразу помогут их внедрить в жизнь, а инфографики-шпаргалки (которые ты можешь скачать себе) помогут закрепить и при необходимости вспомнить информацию.

Зачем быть продуктивным?

В уже далеком 2016 году я сидел и общался в кафе с Орестом Зубом. 

Для тех, кто никогда не слышал об Оресте: известный блогер, онлайн-предприниматель, основатель блога OpenMind, путешественник (посетил более 125 стран), почётный амбассадор города Львова.

Орест Зуб

Долго мы дискутировали и обсуждали новые алгоритмы Google и Facebook, трендовые маркетинговые фишки и многое другое. И в запале такой дискуссии Орест говорит: 

Ты знаешь, сегодня мир меняется с сумасшедшей скоростью. Нам постоянно придется обучаться и развиваться. То, что ты знаешь сегодня, уже завтра может оказаться неактуальным. Но единственным стабильным навыком, который не теряет своей актуальности никогда,  является навык продуктивности. Поэтому если ты прокачаешь свою продуктивность, ты обязательно преуспеешь в любом деле и несмотря ни на какие внешние обстоятельства”.

Тот разговор дал мне сильный импульс в моей работе с продуктивностью. 

Я прочитал десятки книг на эту тему, пробовал и внедрял различные системы планирования, перенимал опыт успешных людей, формируя собственную систему продуктивности.

При этом, наблюдая за другими людьми, заметил, что очень часто продуктивность заменяется занятостью, списком дел “забитым под завязку” и другой бурной деятельностью.

Поэтому прежде чем повышать продуктивность, пришлось чуть глубже вникнуть в саму ее суть.

Поделюсь своим видением.

Для меня, продуктивность – это такая система самоорганизации, которая позволяет: 

  • уделить время действительно важным вещам; 
  • реализовать, раскрыть свой потенциал;
  • сбалансированно развивать все сферы свой жизни: работа, здоровье, семья и отношения, обучение и развитие, хобби, отдых.

Именно под таким углом я смотрю на любые техники продуктивности.

Ведь очень легко дойти до безумства, пытаясь оцифровать и оптимизировать каждую минуту своей жизни, превратиться в фаната-трудоголика и закончить это все кароси (японский термин, означающий смерть от переработки).

Поэтому, подводя итог, хочу сформулировать следующий тезис: работая над своей продуктивностью всегда помним, что это не самоцель, а инструмент позволяющий сбалансировать нашу жизнь, сделать ее наполненной и интересной.

Система продуктивности: как все успевать

Все перечисленные выше 14 техник я разделяю на 4 группы:

1. Условия для продуктивности

Сюда относятся стратегии, которые создают необходимые условия для продуктивной деятельности: стратегия, формирование настроя, работа с энергией, создание правильного контекста продуктивности. Это фундаментальные, очень важные концепции.

2. Работа с негативными факторами

Прежде, чем внедрять какие-то практики, необходимо убрать факторы, которые не позволяют быть продуктивным.

3. Техники продуктивности

Конкретные приемы, которые непосредственно влияют на уровень продуктивности: глубокая сосредоточенная работа, техники 90.90.1, 50/10, фокус дня, GTD, работа с приложением TickTick, шаблон продуктивного дня, подведение итогов дня, просмотр месяца/квартала/года, день тотальной перезагрузки.

4. Правило рычага 

Использование времени, энергии и ресурсов других людей для удовлетворения своих потребностей.

Система продуктивности: как все успевать

Эти 4 составляющих представляют собой систему продуктивности, каждая из которых играет важную роль в итоговом результате. Только комплексная работа над всеми элементами системы позволит все успевать и при получать удовлетворение от каждого прожитого дня.

А теперь обо всем этом по подробнее.

1. Стратегия продуктивности

У каждого из нас 24 часа в сутках. Мы прилагаем усилия, чтобы преуспеть в самых разных сферах. Но результат у всех разный: одни с легкостью достигают вершин, а другие крутятся как белка в колесе, пытаясь свести концы с концами.

Очень точно сказал Стивена Кови, в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”:

“Легко попасть в ловушку активности, расходуя кучу усилий, карабкаясь вверх по лестнице успеха,  – и все это для того, чтобы однажды осознать, что эту лестницу приставили не к той стене.

Чтобы не прийти к такой ситуации, нужно  уметь отойти от ежедневного рутинного процесса и глянуть стратегически на свои проекты, свою деятельность и жизнь в целом.

Первым делом, я предлагаю посмотреть более широко на то, чем мы занимаемся, задуматься над тем, как можно наши планы, задачи и цели глобализировать, сделать их более амбициозными и смелыми.

Я пришел к очень важному выводу: Не стоит себя недооценивать. Лучше поднять свои стандарты и принять решение в каждой ситуации выбирать только самое лучшее.

Очень часто объем усилий для достижения смелой цели и заурядной примерно одинаковый. Вся разница в глобальности мышления.

Для того, чтобы внедрить изложенное, я предлагаю выполнить письменно сформулировать свое видение желаемого будущего на 3-5 лет: Чем хочешь заниматься? Как будешь проводить свой день? Сколько необходимо для этого денег?

Следующий шаг – исходя из своего долгосрочного видения, постановка целей на год.

И только потом переходим к самой продуктивности.

2. Сила настроя

Чтобы все успевать, мы должны создать внутри себя настрой на продуктивность.

Прежде всего, нам нужно для себя принять решение быть продуктивными: в своём мире убеждений, мы должны прошить правильную установку.

Ты должен стать самым продуктивным человеком из всех, которых знаешь.

С этого момента перестань прятаться за отговоркой “У меня не было времени” или “Я не успел”. Каждый раз, когда ты употребляешь эти фразы, вместо того, чтобы взять ответственность за свою организацию времени, ты перекладываешь ответственность на внешние обстоятельства.

Вместо этого, даже если ты что-то не успел сделать, честно скажи: “Я был недостаточно организован, в результате чего не успел выполнить, что обещал.” 

Помимо общей установки, каждый день нужно настроиться на продуктивный день.

Во время утреннего настроя (одна из моих ежедневных утренних практик системы 45/45/45) я себе обязательно повторяю, что “Этот день я проведу сфокусировано, осознанно и продуктивно”.

В течение дня стараюсь сохранять спокойное осознанное состояние, благодаря которому могу сфокусировано работать в течение всего дня. Для того, чтобы продуктивно работать в течение всего дня и все успевать, нужно уметь замедляться.

Для этого можно определить несколько моментов времени, когда будешь контролировать свое состояние и правильный настрой. Это может быть несколько осознанных, успокаивающих вдохов-выдохов в перерывах между работой или даже небольшая медитация. 

В Telegram-канале 5 AM SYSTEM [Insights] в рубрике #один_день_вместе_с я рассказывал о Ваче Давтяне, предпринимателе и бизнес-тренере, который в течение дня медитирует 3 раза.

 

Для того, чтобы продуктивно работать в течение всего дня и все успевать, нужно уметь замедляться.

5 AM SYSTEM

3. Энергия, а не время

Несколько лет назад я прочитал книгу Джим Лоэра и Тони Шварца “Жизнь на полной мощности” и она очень сильно повлияла на мое понимание тайм-менеджмента и продуктивности.

Книга Жизнь на полной мощности

Самый главный тезис, который я для себя извлек: Мы должны управлять не временем, а нашей энергией.

Мы должны концентрироваться на том, чтобы регулярно пополнять свои энергетические запасы, но в тоже время равномерно их использовать. Ведь переизбыток энергии также плох, как и ее недостаток.

Выделяют четыре вида энергии: 

  • физическая; 
  • эмоциональная;
  • умственная;
  • духовная.

Физическая энергия

Нашу физическую энергию восполняют питание, сон, физические практики.

В питании следую следующим правилам:

Сон считаю крайне важным. Не смотря на подъем в 5 утра, обязательно сплю не менее 7 часов каждый день, поэтому до 22:00 я уже в постели. 30 минутный обеденный сон очень хорошо помогает пополнить энергию.

Физические практики помогают сбалансировать энергию, создать отличное состояние.

Если ты до этого активно не занимался физическими нагрузками, то на первом этапе (1-2 месяца) тренировки будут забирать энергию. Но как только пройдет этот трансформационный период, ты почувствуешь как твое тело требует физических нагрузок, а после занятий ощутишь мощный прилив энергии.

Каждый день, согласно системы утренних ритуалов 45/45/45 я 30-35 минут бегаю или занимаюсь силовыми упражнениями, а затем обязательно принимаю контрастный душ.

Утренняя пробежка

Эмоциональная энергия

Эмоциональная энергия определяется наличием положительных эмоций в нашей жизни. Мы должны иметь достаточно высокий уровень позитивных эмоций, чтобы выполнять задуманное, в частности достигать поставленные цели.

Рецепт успеха такой – добавить больше положительных эмоций в свою жизнь: окружить себя позитивным окружением, людьми, после общения с которыми мы вдохновлены,  делать те вещи, которые приносят нам радость, хорошо отдыхать, переключаться, периодически себя баловать, смаковать каждый момент жизни. 

Эмоциональная энергия

При этом минимизировать возможности возникновения негативного эмоционального фона: перестать общаться с депрессивными людьми, простить обиды, которые не дают нам спокойно жить, меньше беспокоиться о будущем и “перемалывать” прошлое, а просто жить в текущем моменте.

Умственная энергия

Нашу умственную энергию характеризует умение сконцентрироваться на конкретной задаче, а также реалистичный оптимизм – наше восприятие мира, таким какой он есть вместе с положительным настроем на достижение желаемого результата).

Какого объёма задачи мы готовы решать будет определено именно нашей умственной энергией.

Для того, чтобы умственная энергия была на высоте, следует постоянно развивать свой мозг, повышать уровень внимания и умение к сосредоточенной работе.

Для этого я практикую изучение книг (на 5 AM SYSTEM есть подробная статья о том, как правильно читать книги), постоянно обучаюсь, стараюсь узнать что-то новое, тренирую свой ум и внимание.

Для тренировки внимания самым лучшей практикой является медитация, когда в течение определенного промежутка времени мы удерживаем луч внимания на определенном объекте (дыхание, ощущения в теле, звуки).

Также необходимо регулярно давать нашему уму отдохнуть: делать перерывы во время работы, переключения.

Чтобы не растрачивать умственную энергию нужно как можно меньше потребялть мусорной (новости) и поверхностной (соцсети) информации.

Духовная энергия

Счастье, за которым мы в принципе-то каждую секунду жизни находимся в поиске, имеет духовную природу. Только чистые и светлые отношения между людьми, между людьми и миром позволяют быть счастливым.

Как наши руки и голова, наша душа должна каждый день тяжело трудиться. 

Наполняют нас духовной энергией духовные практики, такие как молитва и медитация, размышления над фундаментальными вопросами, прогулки на природе, бескорыстное совершение дел, которые несут добро, помощь людям, которые в этом нуждаются.

Духовные практики

Каждый должен найти свой источник наполнения духовной энергией.

Логотип 5 AM SYSTEM

5 AM SYSTEM в Telegram

 #ранний подъем #продуктивность #привычки #книги #идеи #рекомендации #мотивация

 

4. Контекст продуктивности

Контекст – это внешние обстоятельства, в которых мы действуем.

Мы очень часто переоцениваем уровень силы воли и сильно недооцениваем условия, которые влияют на наше поведение.

Самый простой способ осуществить изменения – это создать правильный контекст.

Один и тот же человек в разных обстоятельствах будет действовать абсолютно по-разному.

В какой ситуации шансы перестать есть сладкое выше? Когда дома нет сладостей или когда в шкафу коробка конфет, в морозилке любимое мороженое, а на столе свежеиспеченные круассаны. Я думаю ответ очевиден.

Мы можем улучшить продуктивность поработав над нашим контекстом.

На какие составляющие контекста обратить внимание

1. Окружение – окружающие люди очень сильно влияют на нашу продуктивность.

Если дома присутствуют постоянные отвлечения, пойди работать в кафе или коворкинг. Сними офис.

При этом, ты можешь добавить в свое окружение людей, которые продуктивны и будут стимулировать тебя к этому же.

Во время удаленной работы стало популярно создание Zoom-конференций из дома, когда несколько человек включают на весь рабочий день Zoom. Картинка того, как другие сосредоточенно трудятся, мотивирует работать соответствующе.

2. Порядок – наведи порядок в своих вещах, в ноутбуке и телефоне. Систематизируй, разложи по полкам и папкам.

Твое рабочее место должно тебя вдохновлять приступить к работе.

Я при обустройстве пространства для работы стараюсь придерживаться минимализма: малое количество предметов и аксессуаров, фокус на одной главном задании. 

Контекст продуктивности: порядок на столе

Рекомендую каждый вечер выделять 5-10 минут, чтобы привести свое рабочее место в идеальное состояние.

3. Атмосфера – создай условия, в которых максимально комфортно будет работать (в продолжение порядка): музыка в ушах, вода или чай на столе, хорошее освещение, удобная одежда …

5. Негативные факторы

Для того, чтобы повысить свою продуктивность нужно обратить внимание на устранение факторов, которые мешают в этом.

Сколько бы мы ни накачивали колесо, но если в нем есть прокол, наши усилия останутся напрасными.  

Точно также и с продуктивностью.

Я долгое время наблюдал за своим поведением: как только наступал момент когда все валилось из рук, когда уровень продуктивности был близок к нулю, я старался понять, какие факторы привели к этому, в чем причина.

В результате у меня сформировался список из 7 главных “врагов” продуктивности.

Давай разберемся, что это за “враги” и как им противостоять.

1. Нересурсное состояние – состояние отсутствия физической энергии.

В первую очередь к такому состоянию приводит недостаточное количество сна. 

Экономить на сне не самая лучшая стратегия. 

Я стараюсь спать не менее 7 часов каждую ночь. А даже если так случилось, что спал менее 7 часов, в обед стараюсь 30-40 минут подремать.

Согласно исследований 30 минут сна в обед повышает на 34% продуктивность второй половины дня.

Чувство усталости также часто возникает из-за недостаточного количества потребляемой жидкости и недостатка кислорода в нашем организме.

Каждый день я стараюсь выпивать  1,5 — 2 л воды и обязательно выходить подышать на улицу. На улице я делаю базовые дыхательные упражнения: на четыре счета вдох, на два счета задержка, на четыре выдох. Или просто очень глубоко и медленно дышу. 

2. ”Разгерметизированное состояние” – состояние обезьянего внимания.

Я думаю, ты знаешь такое состояние, когда нет какого-либо желания собраться и сосредоточиться, а только получается праздно проводить время, занимаясь какой-то ерундой.

Каждого из нас к такому состоянию могут приводить различные действия. Это может быть, например, пустая болтовня с коллегами, просмотр социальных сетей, чтение новостей и др.

Занимаясь такими вещами мы просто “спускаем” в никуда нашу умственную энергию и в результате, порой абсолютно незаметно для нас самих, получаем состояние, когда не можем сосредоточиться.

Как избежать этого?

Внимательно отследить, что приводит к такому состоянию, четко идентифицировать такие обстоятельства, а дальше установить четкие рамки для них. Если эти обстоятельства можно полность убрать – убираем, если нет, то определяем свои правила, чтобы они минимально оказывали воздействие.

3. Переключение с одного занятия на другое

Во многом в результате возникновения “разгерметизированного” состояния возникает следующая проблема продуктивности – постоянное переключение внимания с одного занятия на другое.

Мы не можем удержать луч внимания длительное время на одной задаче.Мы даже можем быть целый день занятыми, но при этом по итогу никаких конкретных результатов не достигаем.

Самый простой и эффективный способ преодоления этой проблемы – каждый раз перед началом любого дела отвечать себе на 3 вопроса: 

  1. Что я сейчас буду делать? 
  2. Сколько времени я выделяю для этого занятия? 
  3. Какой результат я планирую получить?

Ответы лучше всего записывать и класть перед собой. 

Я обычно включаю на телефоне таймер и с помощью приложения Floating Notes записываю ответы на эти вопросы.

Таймер

4. Отвлечения 

С развитием технологий количество факторов, способствующих нашему отвлечению выросло многократно. 

Отвлечения являются одной из главных угроз глубокой сосредоточенной продуктивной работы.

В отличие от переключений, которые возникают в силу слабости нашего внимания, отвлечения приходят извне. 

Самые главные источники отвлечений:

  1. Уведомления на телефоне
  2. Звонки
  3. Коллеги, люди, находящиеся рядом.

Все уведомления на телефоне я рекомендовал бы отключить: звук, вибрацию, информацию о количестве новых сообщений, информацию в “шторке” телефона.

Проверку мессенджеров, почты лучше всего делать в установленное нами самими время.

Я для себя установил, что почту проверяю только два раза в день с 12:30 до 13:00 и в последние тридцать минут после завершения рабочего дня.

Что касается звонков, тут также нужно перестать быть всегда доступным. Ставим телефон во время рабочих сессий на беззвучный режим или режим “Полета”, а по пропущенным звонкам перезваниваем, когда мы свободны.

Чтобы справиться с отвлечениями со стороны людей, находящихся рядом, сообщай им о своих планируемых сессиях и проси не беспокоить. Постепенно ты приучить окружающих уважать твои границы и сосредоточенное состояние.

Также, я периодически работаю в вакуумных наушниках. Это помогает мне лучше сконцентрироваться и усложняет другим возможность меня отвлечь.  

Попробуй составить свой график доступности в течение дня. Подумай в какое время ты недоступен ни для кого, в какое время ты доступен по рабочим вопросам, а в какое время ты “принадлежишь” только семье и друзьям и на рабочие моменты уже не отвлекаешься.

5. Отсутствие ясного и понятного плана

Каждый новый день может сначала создаваться в нашей голове, а потом реализоваться в жизни. В этом случае мы сами определяем как бы мы хотели его прожить, какой следующий шаг мы можем сделать для достижения цели, что и как мы будем делать и в результате сами создаем  нужные себе обстоятельства.

Если же у нас нет плана, то, как щепку, бросающую на волнах океана, внешние обстоятельства будут кидать нас в разные стороны. Когда мы не выстроили задачи в соответствии со своими приоритетами, скорее всего завтра будем заняты выполнением второстепенных задач, в большинстве случаев навязанные другими людьми или случайными обстоятельствами.

20-30 минут сосредоточенного планирования экономит 3-4 часа времени.

Каждый вечер я выделяю 30 минут, чтобы подвести итоги и спланировать следующий день. 

6. Многозадачность

Под многозадачностью понимаю не только выполнение двух и более задач в единицу времени, но и перегруз себя большим количеством заданий, в результате чего мы не можем глубоко погрузиться в рабочий процесс, а вынуждены работать на поверхностном уровне.

Итог многозадачности: большое количество суеты, видимость работы и при этом отсутствие реальных результатов и измотанность.

Как справиться с многозадачностью?:

  1. Выполняем только одно задание в одну единицу времени – задавай себе в течение дня вопросы “Чем я сейчас занимаюсь?” “Какого результата я планирую достичь?”. Эти вопросы возвращают фокус к одному делу.
  2. Осознанное планирование – в свой план на день включай ровно столько дел, сколько объективно сможешь сделать. В самом худшем случае план должен быть выполнен на 80%.
  3. Каждое пятое дело вычеркни из списка своих дел. Для того, чтобы все успевать, необходимо избавиться всего второстепенного. Этот прием поможет тебе заниматься преимущественно важными делами делами.

7. Отсутствие интереса

Интерес – это мотивация к действию. Если нет интереса, нам необходимо использовать силу воли для того, чтобы заставить себя что-то делать.

Проблема такой работы в том, что сила воли похожа на мышцу: постепенно она “устает” и дальше ее использовать уже не получается.

Поэтому, если и можно сохранять продуктивность при отсутствии интереса к работе, то только очень ограниченное время.

Что делать в такой ситуации?

Нужно либо найти для себя интерес в этом деле либо просто отказаться от его выполнения.

В большинстве случаев, занимаясь задачами, которые мне очень интересны, у меня вообще отпадает вопрос: «Как повысить продуктивность?». Я могу часами быть погруженным в этот процесс, не чувствуя усталость.

О том, как найти интерес и войти в потоковое состояние рекомендую прочитать книгу Михай Чиксентмихайи “Поток”. 

Подводя итог этому разделу, хочу предложить стратегию борьбы с перечисленными «врагами» продуктивности:

  1. Понаблюдать – посмотри, какие из этих факторов есть в твоей жизни.
  2. Осознать – исследуй, как и благодаря чему они возникают в твоей жизни, насколько сильно влияют на уровень продуктивности.
  3. Избавиться – предприми конкретные шаги, чтобы эти факторы устранит

6. Глубокая сосредоточенная работа

Чтобы  работать с максимальной отдачей, мы должны уметь долго трудиться, не отвлекаясь, полностью сконцентрировавшись на одном задании.

Состояние интеллектуальной сосредоточенности приносит не только практическую выгоду, но и счастливую жизнь: лучшие моменты жизни случаются, когда разум или тело человека максимально напряжены в сознательных усилиях осуществить что-то сложно достижимое и стоящее. 

Заниматься своей работой в состоянии потока, достигнутом глубоким погружением в предмет работы – наилучший путь к глубокому удовольствию.

Для того, чтобы глубоко и сосредоточенно работать я использую несколько техник.

90/90/1

Суть  техники 90.90.1 заключается в том, что в начале каждого дня, когда мы приступаем непосредственно к работе, первые 90 минут времени мы посвящаем одному самому главному заданию по ключевому проекту.

90 дней подряд по 90 минут мы бьем в одну точку.

На блоге есть отдельная подробная статья, посвященная правилу 90/90/1.

50/10

Дальнейшую работу я предлагаю организовывать по системе 50/10: 50 минут глубоко и сосредоточенно работать, а 10 минут отдыхать.

Во время рабочей сессии очень важно ни на что не отвлекаться. 

Выключи на телефоне интернет и все уведомления.

Запусти таймер, установи его на главный экран смартфона и положи его перед собой.

Задача таймера не торопить, а четко отмерить время без отвлечений.

В первую минуту работы возьми листочек для заметок и запиши какой результат ты хочешь получить по результатам 50-минутной работы и положи рядом с таймером.

Лист для заметок

Такой листочек будет выполнять еще одну важную функцию – улавливать любые отвлечения. Как только у тебя в голове возникла какая-то мысль и ты уже готов на нее отвлечься, ты просто записываешь ее на этом листочке и продолжаешь дальше сосредоточенно работать.

Отлично загерметизироваться от внешних отвлечений мне помогают вакуумные наушники. Хорошая музыка отлично способствует сфокусированной работе.  Наушники можно одеть, даже если музыка не будет играть. 

10 минут отдыха следует использовать, чтобы расслабиться, восстановить уровень энергии и дать передохнуть своему вниманию. Не стоит в это время сразу брать телефон, заходить в соцсети.

Лучший вариант выйти на свежий воздух сделать 3-5 глубоких вдохов-выдохов, несколько физический упражнений или растяжек, выполнить разминку для глаз, выпить воды.

10-минутный перерыв

7. Фокус дня

Перехожу к очень важной и крутой технике, хоть на первый взгляд, достаточно простой.

Если ты ее начнешь выполнять каждый день, то спустя полгода заметишь существенный прогресс и изменения в лучшую сторону в своей жизни.

Суть ее в том, чтобы в начале каждого дня выделить и записать 3 главных приоритета на день. 

3 приоритета на день

Прежде чем начать расписывать дела на день, сформулируй 3 ключевых результата, которые тебя приблизят к твоим целям.

Можешь считать, что если эти три дела будут выполнены, то значит день прожит с пользой.

Эти три приоритета обязательно должны быть связаны с твоими годовыми целями.

Во время сессии 90.90.1 самое лучшее заниматься как раз одним из таких дел.

Польза этой практики заключается еще и в том, что каждый день мы освежаем в памяти свои цели, напоминаем себе чего мы хотим достичь.

Если каждый день делать 3 уверенных шага в сторону достижения своих целей, то в течение одного года мы сделаем более 1000 таких действий, которые обязательно приведут к желаемому результату.

У этой практики есть еще одна продвинутая версия: помимо трех приоритетов на день, записывать еще одно стратегическое задание, выполнение которого будет иметь ключевой эффект не сегодня, а в будущем.

Это именно та ситуация, когда мы готовим сани летом, а телегу зимой, когда мы предотвращаем возникновение в будущем ситуации, когда в течение дня вынуждены только то и делать, что тушить пожары.

Например, мы записываемся к стоматологу на профилактический осмотр, чтобы потом не заниматься лечением зубов в экстренном порядке.

8. GTD и TickTick

Get Things Done – одна из наиболее эффективных систем в области управления задачами, предложенная Девидом Алленом.

GTD

Опираясь на основные ее тезисы я веду свои списки дел и составляю план на день.

Учитывая, что описание полной системы занимает собой целую книгу, приведу лишь ключевые моменты.

Прежде всего мне очень нравится такой тезис:

Наш мозг не для того, чтобы хранить информацию, а для того, чтобы генерировать идеи.

Учитывая это, все без исключения задания, мысли и идеи выписываем в один большой список. Возможно, для этого понадобится даже несколько дней, ведь включить сюда необходимо абсолютно все.

Списки

Следующий шаг – систематизировать все свои дела, задачи и идеи по спискам.

Я использую для ведения списков моих дел приложение TickTick. До этого я перепробовал десятки других приложений, но лучше, функциональней, удобней TickTick еще ничего не встречал.

Все дела я систематизирую по спискам (группам) в зависимости от моих проектов и сфер деятельности: каждому проекту выделяю свой список, а также веду списки дел “Семья”, “Обучение”, “Текущие задачи”, “Отдых”.

Метки

Каждому делу присваиваю метку согласно шаблона продуктивного дня (подробнее об этом, читай в следующем разделе статьи), а также специфики деятельности.

Вот некоторые из моих меток:

#9-18 – дела, которые я выполняю в течение рабочего дня (подготовить статью, написать презентацию)

#15мин – небольшие дела, выполнение которые обычно не занимает более 15 минут (позвонить, отписаться …)

#дорога – дела, которые необходимо выполнить по дороге (заехать в магазин, отвезти вещи в ремонт)

#дома – дела, которые выполняются дома (убрать, настроить технику)

#делегировать – дела, выполнение которых можно поручить другим.

Приоритеты

Также я приоризирую все свои дела. В TickTick есть четыре вида приоритета: красный (самый высокий), желтый, синий и серый (самый низкий).

По умолчанию, добавляя новое дело, я выставляю желтый приоритет. Таким цветом я обозначаю все дела, которые планирую сделать в течение месяца.

Синий приоритет для дел, которые будут выполнены в более длительный срок (до квартала). В серый список попадают дела срок выполнения которых я не могу определить (когда-нибудь).

Красным я отмечаю только самые важные дела, которые связаны напрямую с достижением моих целей.

Проведя такую работу, мы четко разобрали и разложили по полочкам все наши дела. Даже выполнение такого несложного действия уже поможет повысить продуктивность.

В последующем, добавляя новое дело в TickTick, я четко формулирую что именно нужно сделать, определяю его в нужный список, присваиваю метку и выставляю приоритет.

Теперь мне очень удобно работать со всеми моими делами (которых, кстати, у меня на момент написания этой статьи — 544!)

TickTick все задания

Работа со списками

Если мне необходимо посмотреть, что мне нужно сделать по конкретному проекту, я открываю соответствующий список. Дела сортирую в списке по приоритету и вижу то, что нужно сделать в ближайший месяц, полгода или более длительный срок. 

Когда я планирую следующий день, то пользуюсь метками, наполняя каждый блок времени (согласно шаблона продуктивности) оптимальным количеством заданий.

Наш мозг нужен не для того, чтобы хранить информацию, а для того, чтобы генерировать идеи.

5 AM SYSTEM

9. Шаблон продуктивного дня

Хочешь  успевать больше? Разработай свой шаблон идеального дня – последовательностей блоков времени, отведенных под конкретный вид деятельности. Это помогает внести ясность при планировании и выполнении запланированного.

Как я обозначил выше, под каждый из блоков шаблона в TickTick у меня есть соответствующая метка. Зная продолжительность блока, я всегда могу планировать ровно столько дел, сколько успею сделать.

Приведу пример своего шаблона:

5:00 — 7:15 система утренних практик 45/45/45 

7:45 — 8:45 дорога в офис (задачи из #дорога)

9:00 — 10:30 90.90.1 — самое важное дело (задачи из #9-18)

10:40 — 12:30 две сессии 50/10 (задачи из #9-18)

12:30 — 13:00 почта, ответы на сообщения, звонки (задачи из #15мин). До этого времени, я стараюсь не открывать почту и мессенджеры. 

13:00 — 13:30 сессия обучения (задачи из #обучение)

13:30 — 14:00 обед, отдых

14:00 — 14:30 30 минут для мелких дел (задачи из #15мин)

14:30 — 17:00 работа 50/10 (задачи из #9-18)

17:00 — 17:30 иностранный язык (задачи из #обучение)

17:30 — 18:00 итоги дня, план

18:00 — 19:00 домой (задачи из #дорога)

19:00 — 20:45 время домашних дел и семья (задачи из #дома)

20:45 — 21:30 подготовка ко сну.

При этом следует помнить, что такой шаблон – это всего лишь идеальная модель, ориентир для более точного и осознанного планирования.

Безусловно, могут быть дни, когда все будет абсолютно непредсказуемо, будет идти по непрогнозированному сценарию.

Если у тебя очень высокая турбулентность в течение дня, составляй свой шаблон более крупными мазками. 

10. Итоги дня и план на день

Мне нравится метафора, что подведение итогов дня, это как завязать воздушный шарик после того, как мы его надули.

Подведение итогов дня позволяет проанализировать что получилось, что нет и внести корректировки для того, чтобы завтрашний день был лучше. 

Прежде всего, необходимо проанализировать были ли выполнены 3 самых главных задачи на день. В 95% случаев у тебя должны они быть зачеркнуты. Если каждый день у тебя это сделать не получается, скорее всего ты живешь по чужим правилам.

Следующий шаг в подведении итогов – это учет и анализ доходов и расходов.

В течение длительного времени веду таблицу в Excel – самый удобный для меня вариант учета личных финансов.

Далее перехожу к заполнению чек-листов.

Как я писал в статье Как сформировать полезные привычки для чек-листов пользуюсь приложением HabitHub.

В HabitHub у меня есть список ежедневных повторяющихся практик, выполнение которых я контролирую (ранний подъём, занятие спортом, контрастный душ и т.д.), список новых привычек, над формированием которых я работаю, а также  важных напоминаний (питаться здоровой едой, быть в осознанном состоянии, проявлять высокие стандарты в течение дня).

Очень важно не просто делать отметку, но и анализировать, почему так получилось и как можно завтра это улучшить.

После подведения итогов, я осуществляю планирование следующего дня. Обязательно использую описанные выше инструменты: фокус дня, шаблон продуктивного дня, планирование по меткам.

Все события, которые имеют определенное время начала я вношу в Google-календарь. В Google-календаре бронирую блоки под фиксированные события (встречи, сессии обучения, чтение и др.).

Все остальные дела распределены по спискам. 

Особенностью приложения TickTick является то, что в одном месте можно пересекать дела из списков и события запланированные в календаре. Как результат запланированные события из Google-календаре и задачи находятся в одном месте.

11. Просмотр месяца, квартала, года

Для того, чтобы все запланированное на год успеть сделать, необходимо уметь раскладывать цели до списка конкретных дел на день. В этом помогают практики просмотр года, квартала и месяца.

О том, как правильно ставить цели, в частности на год, я детально рассказывал в одной из предыдущих статей.

Здесь остановимся на просмотре квартала и месяца.

На мой взгляд, горизонт планирования в один год хоть и очень удобный, но в то же время достаточно большой, чтобы сохранялось должное внимание и фокус для ежедневной работы.

Поэтому главный акцент предлагаю делать на квартальном и месячном планировании.

Суть квартального/месячного просмотра – подвести итоги прошедшего периода, соотнести это со своими годовыми целями и затем спланировать следующие 30/90 дней.

Подведение итогов подразумевает формулирование ответов на такие вопросы

  • Что из запланированного было достигнуто, а что нет? 
  • Какие причины недостижения поставленных целей?
  • Как можно развить свой успех в следующем месяце?
  • Какие из целей являются неактуальными и от них нужно отказаться?
  • Нужно ли скорректировать годовые цели?

Помимо анализа целей веду анализ метрик – ключевых показателей по моим проектам:

  • количество читателей 5 AM SYSTEM
  • посещаемость сайта
  • количество написанных слов нового контента
  • количество прочитанных страниц книг
  • сколько километров пробежал
  • и т.д.

Подведя итоги, формулируем задачи и цели на ближайший квартал в четырех основных сферах:

  • Здоровье (спортивные задачи, внедрение привычек правильного питания и ЗОЖ)
  • Проекты (основные сферы деятельности, которые развиваю, работа)
  • Обучение (курсы, чтение)
  • Кайдзен (внедрение идей, личностная трансформация, привычки)

Перед началом каждого месяца квартальные задачи и цели раскладываем дополнительно на месячный период. 

В дополнение к этому, во время работы в рамках МастерМайнд группы каждый из наших участников определяет свои месячные цели и задачи, а затем мы осуществляем контроль по их достижению.

В завершение просмотра, исходя из сформулированных на месяц и квартал целей, записываем конкретные задачи в списки, выполнение которых будет способствовать их достижению.

Также во время месячного (квартального) просмотра я работаю со своими идеями и заметками, а также заполняю график Жизнь в месяцах (визуализация 90 лет жизни, разбитая по месяцам).

Просмотр месяца

12. Твердость решения

Когда все продумано, запланировано и расписано, время приступать к самому главному – выполнению. Именно на этом переходе “пропадает” большинство людей в небытие.

Для того, чтобы выполнять задуманное мы должны в себе прокачать навык не передоговариваться с самим собой. 

Мы можем на этапе принятия решения взвешивать все “за” и “против”, размышлять, но после того как мы приняли окончательное решение у нас остается только один вариант – сделать это.

Таким образом, этап размышлений и этап выполнения никогда не должны совпадать во времени. 

Если же мы начинаем заново обдумывать свое решение, вместо того, чтобы его делать, мы просто передоговариваемся с самим собой. А если сказать более точно – обманываем самих себя.

Для того, чтобы проявлять твердость решений есть несколько хороших рекомендаций.

  1. Формулируй четкие условия

Максимально детально обдумай  и сформулируй решения. Ясное видение дает ясные результаты.

Если проделать такую работу, то не этапе выполнения у тебя будет меньше соблазнов “слиться”,  придумав на ходу новые условия.

  1. 100% легче чем 99%

Свои договоренности перед самим собой намного легче выполнить, если не допускать каких-либо исключений. Не должно существовать никаких уважительных обстоятельств, которые бы были причиной смены первоначального решения.

Ведь как только мы допускаем одно исключение, за ним сразу следует следующее, а затем следующее. И в итоге, от нашего решения не остается практически ничего.

  1. Я «разрешаю себя»

Вместо того, чтобы насиловать себя перед каждым действием с позиции “надо”, поменяй его на более мягкий и приятный “я разрешаю себе”.

Ты можешь сказать: “Я разрешаю себе сегодня быть максимально продуктивным и выполнить все запланированное на день”.

  1. Меньше – лучше

Лучше взять на себя небольшие обязательства и выполнить, чем большие и не сделать.

Например, старайся осознанно планировать свой день, записывая к выполнению только то, что 100% будет выполнено. Каждый раз, когда все запланированное сделано, наше доверие к самим себе растет.

13. День тотальной перезагрузки

Во многих религиях и традициях есть правило: один день в неделю прекратить выполнение работы и посвятить этот день общению с Богом, отдыху, семье. Сегодняшний высокий темп жизни привел к тому, что мы часто забываем об этом.

У многих сформировалось убеждение, что для того, чтобы повысить продуктивность, нужно использовать каждую свободную минуту, работая 24/7/365.

Как я писал выше, для меня продуктивность – это не выполнение большего количества дел в единицу времени, а возможность уделить время действительно важным вещам и при этом сбалансированно развивать все сферы свой жизни.

Для того, чтобы создать правильный баланс, для себя считаю очень важным выделять один день, посвященный отдыху и перезарядке своих батареек.

Для себя я установил, что каждое Воскресенье устраиваю день тотальной перезагрузки. В этот день не занимаюсь никакой работой, проектами, решением текущих вопросов. Я провожу время со своей семьей, уделяю время духовному, своим хобби, а также стараюсь отправиться на природу, выехать за город или пойти в лес.

День перезагрузки

В такой день я максимально замедляюсь, позволяю себе в течение дня лениться, очень часто у меня даже нет детального плана на такой день.

Кроме всего этого, я этот день провожу без телефона: выключаю на нем интернет и кладу в прихожей.

Помимо отдыха и перезагрузки этот день выполняет еще одну функцию. Он отделяет между собой одну рабочую неделю от другой, заставляя поднажать в конце недели, чтобы все успеть. В тоже время, когда хочется полениться и расслабиться в середине недели, наявность в своем плане запланированного дня разгрузки, помогает мобилизовать силы. 

14. Правило рычага

Значительно повысить продуктивность помогает использование правила рычага. 

Рычаг в продуктивности – это использование времени, сил и ресурсов других людей для выполнения собственных задач.

Самый простой способ использовать правило рычага – нанимать за плату других людей, чтобы выполнить необходимую тебе работу.

Самый простой способ посчитать эффективность рычага — вычислить нашу стоимость часа работы. 

Считаем сколько часов мы в течение последнего месяца работали и какое вознаграждение за это получили. Делим вознаграждение на часы и получаем стоимость нашего одного часа работы.

Если стоимость часа труда нанятого работника ниже стоимости часа нашей работы, то мы должны стараться покупать этот час, освобождая себе время для более эффективной и доходной деятельности.

К тому же, я считаю, что каждый должен заниматься своим делом и в нем быть настоящим профессионалом. Используя рычаг, мы покупаем услуги профессионала.

Нам нужно научиться видеть в каждом человеке индивидуальность, ценить возможность работать с профессионалами и начать обращаться за помощью к ним. В этом случае наши результаты и продуктивность возрастут в разы.

Кроме этого, если в силу служебных полномочий у нас есть возможность, мы должны научиться делегировать другим людям. Для выполнения  несложных и однотипных задач можно создавать чек-листы, которые позволят каждый раз получать полностью прогнозируемый результат.

Правило рычага работает и в рамках семьи. Мы можем делегировать определенные вопросы своей жене/мужу, детям, распределить сферы компетенции и ответственности.

От слов к делу

Если ты осилил эту статью до самого конца, мне очень приятно. Надеюсь в ней ты нашел ответ на вопросы: Как все успевать? Как повысить продуктивность? Я вложил в ее написание не только свой опыт, но и всю свою душу. 

Теперь прошу тебя написать в комментариях: какая из этих техник тебе понравилась больше всего. Что именно ты собираешься внедрить в свою жизнь уже прямо сегодня.

Важный момент! Ты лучше запомнишь мысли, изложенные в этой статье, если их обсудишь с кем-нибудь. Если статья достойна внимания – отправь ее своему другу или коллеге. Совершенствовать себя значительно интереснее и эффективнее в компании единомышленников.


Как ты оцениваешь этот материал? 1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (10 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Поделиться статьей с друзьями
Telegram-канал 5 AM SYSTEM [Insights]Читать
+ +